Belhamels evalueren Holacracy

Alle belhamels en Diederick in één ruimte gewapend met gele post-its en een merkstift. Dat kan maar één ding betekenen: we gaan onszelf en Holacracy kritisch onder de loep nemen. Hoe staan we er voor? Wat heeft Holacracy ons tot nu toe gebracht? Wat ervaren we als minder positief en waar hebben we nog vraagtekens bij?

Implementatie en evaluatie

Ruim vijf maanden geleden begonnen we enthousiast met de implementatie van de organisatievorm Holacracy als aanvulling op ‘Het Voys Model’. Drie maanden geleden schreef ik over onze eerste ervaringen met Holacracy en de implementatie ervan. Een periode die gekenmerkt werd door nieuwe overlegvormen, een nieuw vocabulaire en het expliciet maken van rollen. Ondertussen zijn we vijf maanden bezig en zijn er bijna 30 rollen bijgekomen in de diverse cirkels. Momenteel heeft Voys nu 94 rollen in vier cirkels die door 26 belhamels vervuld worden.

Dit vinden we tof

Alles expliciet

Wat er met kop en schouders bovenuit steekt is dat we van een informele rolstructuur: ‘Ik weet dat Chantal dit altijd wel doet’, naar een expliciete rolstructuur gegaan zijn. Een rol bestaat uit een aantal accountabilities, heeft een purpose en wordt vervuld door een ondernemende belhamel. Dit schept duidelijkheid binnen de organisatie en vergroot de mate van verantwoordelijkheidsgevoel binnen een rol enorm.

Gelijkwaardigheid

De verschillende overlegvormen zorgen voor efficiëntere en snellere overleggen met meer expliciete uitkomsten in de vorm van ‘next actions’. Het brengt nog iets heel moois en dat is gelijkwaardigheid. Elke collega is een sensor voor spanningen en ondernemer in zijn rol en daardoor komen er elke dag meer spanningen naar boven. Aangezien binnen het Holacratische ‘spel’ het niet de bedoeling is elkaars spanningen te kapen, krijgt een ieder de ruimte om zijn of haar spanning onder de aandacht te brengen.

“Ik ben frontman van 70 intrapreneurs” – Collega Mark tijdens Entrepreneur of the year

Dit kan beter

Dinsdag overlegdag

Naast de ‘wins’ van de nieuwe overlegvormen wordt de ruimte voor open discussie wel eens gemist. Natuurlijk is deze ruimte er wel, alleen niet binnen de werk- en roloverleggen. Ook de tijdsdruk op de organisatie door alle overleggen heeft met name in het begin impact gehad. Dinsdag werd overlegdag, maar werd ook de dag met het laagste aantal nieuwe klanten. Op dit moment zijn de overleggen meer verspreid en verlopen deze nog efficiënter. Voor de facilitators blijft het een uitdaging alle agenda-items binnen de tijd te prioriteren en te behandelen.

Overzicht en spelregels

De eerste rollen zijn ontstaan op basis van de huidige situatie in maart dit jaar. Er zijn veel rollen bijgekomen doordat zaken expliciet werden. We ervaren hier een tegenstrijdigheid in, want het grotere aantal rollen doet af aan de overzichtelijkheid binnen de organisatie. ‘Welke rol moet ik daarvoor hebben?’ is een veelgestelde vraag en leidt wel eens tot een kleine zoektocht. Regelmatig komt de vraag naar boven wanneer iets een nieuwe rol is of een accountabilty voor een bestaande rol zou moeten zijn?

De coaching van Diederick heeft Holacracy en de implementatie ervan voor ons laagdrempelig gemaakt. De spelregels blijven echter ingewikkeld en vormen soms een obstakel. Dit ervaren we met name op een individueel niveau. Het blijft daarom een uitdaging dat iedereen zich Holacracy eigen maakt.

Communicatie tussen cirkels

Voys heeft op dit moment vier cirkels. We zoeken nog naar een goede wijze waarop afstemming en communicatie tussen deze cirkels kan plaatsvinden. Op dit moment ervaren we daar ruis in, waardoor soms dubbel werk ontstaat of bepaalde zaken onbewust gemist worden.

GlassFrog

GlassFrog is de software die wij gebruiken om cirkels, rollen en projecten inzichtelijk te maken. Daarnaast ondersteunt het tijdens de werk- en roloverleggen. Glassfrog is heel doeltreffend in deze ondersteuning bij Holacracy, maar voelt toch als een op zichzelf staand programma dat een koppeling mist met de overige workflow. De uitkomst van overleggen wordt bijvoorbeeld via e-mail gestuurd en Glassfrog biedt geen mogelijkheid (behalve via een dure api) dit eenvoudig te koppelen of door te zetten naar je eigen to do lijst. Ook de gebruiksvriendelijkheid van Glassfrog laat nog wel eens te wensen over.

Waar ligt onze focus nu

Uiteraard heeft deze verandering tijd nodig en het is logisch dat er nog voldoende uitdagingen zijn in dit proces. De komende periode richten we ons met name op:

• Het rol-bewustzijn: Nog meer denken, spreken en handelen vanuit de rol in plaats van de persoon.
• Ondernemen binnen je rol: Wat zijn de verwachtingen en wat kunnen de standaardrollen (zoals een lead link en facilitator) daarin bijdragen vanuit hun rol
• Getting Things Done: hoe organiseer je al je werkzaamheden en werk je met meer focus aan het bereiken van je doelen.

We gaan nog veel leren de komende tijd en staan er daarbij niet alleen voor. Afgelopen week ware we namelijk bij een tweede Holacracy meet-up met Brian Robertson, de bedenker van Holacracy en Nederlandse bedrijven Concept 7, Valsplat, Springest en Energized.org. Stuk voor stuk holacractische bedrijven waarmee we de wereld een stukje mooier kunnen maken.