In 3 stappen naar succesvol hybride werken

Lees je onze verhalen graag? Meld je dan nu aan voor Marks nieuwsbrief vol verhalen die jou en je onderneming helpen groeien. 

De ene dag op kantoor, dan vanuit huis en een andere dag vanaf de andere kant van de wereld: hybride werken is de afgelopen anderhalf jaar in een stroomversnelling terechtgekomen. Hoe til je deze vorm van samenwerken naar een hoger niveau? In deze blog delen we hoe we dat bij Voys hebben gedaan. We vertellen waar je als bedrijf rekening mee kunt houden als je hybride werken wilt faciliteren.

Wouter werkt bij Voys als marketeer en sinds een tijdje heeft hij de rol ‘Distributed worker’. Zijn doel in die rol is: ‘Stimulating digital and distributed work in our organization’. Samen met andere rolvervullers checkt hij elke week of er nieuwe trends zijn op het gebied van hybride of gedistribueerd werken. Ook testen ze dingen uit en faciliteren ze deze manier van werken zo goed mogelijk voor alle collega’s, waar ter wereld ze ook werken.

Werk je met een paar collega’s samen? Dan maak je eenvoudig onderling afspraken om hybride werken te laten slagen. Is je bedrijf wat groter? Dan is het belangrijk dat je duidelijke afspraken maakt over het samenwerken op afstand. Maak je, net als wij hebben gedaan, de transitie naar hybride werken? Volg dan onderstaande drie stappen, dan kom je een heel eind.

Voordat je begint

Voordat je begint, is het goed om hybride werken anders te noemen. De term hybride werken verwijst naar twee opties: de thuiswerkplek en de werkplek op kantoor. En dat terwijl er zoveel meer werkplekken te bedenken zijn. Bij Voys gebruiken we liever de term: gedistribueerd werken. De optie van kantoor is daarin minder prominent aanwezig, dit zorgt voor een ruime blik. Heb je een andere suggestie voor een passende term? Laat het ons weten via bijvoorbeeld Twitter. We zijn benieuwd!

Kijk voordat je aan onderstaande stappen begint ook eens naar andere bedrijven. Hoe pakken zij deze manier van werken aan? GitLab, Zapier en WordPress zijn goede voorbeelden die elk op hun eigen manier al jaren remote werken. Voorbeelden waar ook wij naar kijken. Met name GitLab heeft een grote knowledge base over remote werken. Andere bedrijven die door COVID-19 deze transitie in gang hebben gezet zijn Adobe en Dropbox. Een belangrijke gemeenschappelijke deler is van al deze organisaties is: ze focussen duidelijk op een online product. Dit maakt remote werken een stuk gemakkelijker.

Oké, tijd voor het echte werk. Op naar de drie stappen. Of nou ja, stappen. Je kunt ze misschien beter als treden beschouwen. Bij de eerste trede doe je aan hybride werken ‘light’. Een prima begin. Vanaf daar kun je steeds een trede omhoog.

Stap 1: De kantoorwerkplek kopiëren

De transitie naar hybride werken (of gedistribueerd werken) begint vaak bij de kantoorsituatie reproduceren op de thuiswerkplek. Je neemt je laptop, telefoontoestel en andere zaken die je nodig hebt mee naar huis, et voila: je thuiswerkplek is klaar. Deze stap hebben veel bedrijven genomen toen aan het begin van de coronaperiode thuiswerken sterk werd geadviseerd. Als je je op deze trede bevindt, houd je vast aan de normale werktijden. Sommige collega’s beginnen misschien iets eerder omdat ze geen reistijd meer naar kantoor hebben, maar meer tijdsverschil is er vaak niet. Op deze manier werk je samen, terwijl de ene collega vanuit huis werkt en de andere op kantoor is. Je leert al gauw dat samenwerken op afstand heel goed mogelijk is. Ben je op zoek naar meer flexibiliteit en wil je je dag op een andere manier gaan indelen? Dan is het tijd voor stap twee.

Stap 2: Asynchroon samenwerken

Als kantoor ineens een online plek is geworden, verandert er veel. Collega’s komen erachter dat lunchen ook om elf uur ’s ochtends kan. Dat je tussen de middag ook een rondje kunt hardlopen en dat de kinderen van school halen ook nu tot de opties behoort. Daardoor bestaat de kans dat je je collega’s weleens misloopt: je werkt ineens op andere tijden. Even kort bellen om het een en ander snel af te stemmen lukt daardoor niet altijd. Daardoor ontstaat behoefte aan asynchrone afstemming. Wat daarbij van groot belang is, is duidelijke afspraken maken. Geef elkaar ruimte om te reageren en geef aan wat je van de ander verwacht. Een voorbeeld:

Voorheen
Hey Frits, wat vind jij van deze blog? Ik kan je feedback goed gebruiken.

Nu
Hey Frits, wil je feedback geven op deze blog? Alle punten die ik ontvang voor donderdag 15.00 uur neem ik mee, vrijdag zet ik de blog online.

In het voorbeeld hierboven geef je aan tot wanneer iemand kan reageren, zo geef je meer context en presenteer je een duidelijk tijdspad. Zeker als collega’s meer in andere tijdzones gaan werken, kun je op deze manier nog steeds punten afstemmen zonder dat je naast elkaar hoeft te zitten op kantoor of elkaar hoeft te bellen.

Leg afspraken vast

In deze stap is het belangrijk dat je alle afspraken en keuzes documenteert. En zorg ervoor dat alles wat je vastlegt, goed vindbaar is voor collega’s. Zo verklein je de kans op vragen en kunnen collega’s zelfstandig werken. Eerder noemden we GitLab al even. Dat bedrijft gebruikt, net als wij bij Voys, chat-tool Slack voor interne communicatie. Elke drie maanden wordt alle correspondentie (ja, alle) verwijderd. Zo is iedere collega zich ervan bewust om belangrijke documenten, discussies en ga zo maar door, vast te leggen. Breekt het zweet je nu uit? Dan zou je kunnen overwegen om meer te gaan documenteren. ?

Bij Voys gebruiken we de tool Notion voor ons collectieve geheugen. In Notion vind je bijvoorbeeld uitleg over hoe je vrije dagen opneemt en aantekeningen van meetings. Het inrichten en wennen aan de tool kan in het begin tijdrovend zijn, maar op de lange termijn bespaar je tijd, voorkom je frustraties en heel belangrijk: zorg je ervoor dat iedereen antwoorden kan vinden zonder dat je het aan iemand hoeft te vragen.

Stap 3: Toevalstreffers opzoeken

Voor Voys is de laatste stap, de laatste trede, serendipiteit. De definitie van deze term is: ‘het vinden van iets onverwachts en bruikbaars terwijl je op zoek bent naar iets totaal anders’. Een toevalstreffer, zo zou je het ook wel kunnen noemen. Het werken op kantoor is hierin een groot en onderschat onderdeel. Je ziet een collega van finance lopen en ineens bedenk je: ik heb nog een vraag over een factuur. Een ander voorbeeld is het welbekende gesprek bij het koffiezetapparaat.

Deze momenten ontbreken als je niet allemaal tegelijk en op dezelfde plek werkt. Daarom is het goed om ze te faciliteren. Bij Voys doen we dat door elke dag een willekeurige vraag te stellen in een Slack-kanaal. Zo brengen we het gesprek op gang en kom je meer te weten over je collega’s. Ook gebruiken we Slack voor andere niet-werkgerelateerde zaken, zo hebben we speciale kanalen voor sport, koken en ga zo maar door.

Tot slot hebben we in Slack een integratie met Donut. Dit is een programmaatje dat collega’s op een koffiedate stuurt. Elke twee weken krijg je een notificatie met wie je digitaal of fysiek koffie gaat drinken. Donut zorgt ervoor dat je in gesprek raakt met vaak niet-directe collega’s. Het verbindt en geeft je meer inzichten in elkaar.

Wij weten trouwens als geen ander wat er gebeurt als je niet genoeg aandacht schenkt aan zulke toevallige ontmoetingen. In de blog over onze epic fail en de tweehonderd gemiste offerte-aanvragen stipten we al eens het belang aan van persoonlijk contact. We hebben dus nog genoeg te leren op dit gebied, dus heb je tips of tricks?

Bonustips

Naast drie bovenstaande stappen, hebben we nog een paar bonustips die het voor ons makkelijker hebben gemaakt om te kunnen werken waar we ook maar willen.

Ons product: VoIP-telefonie

Als eerste ons product. Onder aan de streep zijn wij een van onze eigen grootste klanten: we bellen best veel. Met bijvoorbeeld onze app of webphone zijn overal bereikbaar, als we maar internet hebben (oké, en stroom). Het biedt ons veel vrijheid en levert mooie gesprekken op met onze klanten als we weer eens vertellen vanaf welke mooie plekken we dit keer aan het werk zijn.

Behandel iedereen gelijk

Zorg voor gelijkheid tussen collega’s. Werken op kantoor zorgt er al gauw voor dat je eerder iets afstemt met collega’s die fysiek aanwezig zijn. Dit is op zich prima, maar vergeet ook de collega’s niet die op andere plekken werken. Betrek ook hen bij het samenwerken. Zo geef je niemand een voorkeursbehandeling, wel zo eerlijk.

Gebruik opnamefuncties

Als je een belangrijke beslissing neemt die impact heeft op verschillende collega’s, dan is het handig om dit op te nemen. Dat kan telefonisch via ons telefonieplatform of bijvoorbeeld via een online vergadertool. Zo zorg je ervoor dat collega’s beter kunnen begrijpen hoe een beslissing tot stand is gekomen. Neem je een vergadering op? Dan is het wel handig om je gesprekspartners hierover in te lichten.

Maak duidelijke afspraken

Verwacht je van je collega’s dat ze gewoon bereikbaar zijn tussen kantoortijden? Is het oké om twee weken te werken vanuit het buitenland? En wat als iemand vanuit Argentinië wil werken? Maak hier duidelijke afspraken over en documenteer ze. Zo is het voor iedereen duidelijk wat de mogelijkheden zijn.

Check tijdzones

Wil je een afspraak maken met meerdere collega’s, maar werken ze in verschillende tijdzones? Dan kan het weleens een puzzel worden om een geschikt moment te vinden. Gelukkig bestaan er handige tools die je hierbij kunnen helpen. Deze website legt verschillende tijdzones naast elkaar en geeft je de beste opties om af te spreken.

The proof of the pudding is in the eating

Ben je benieuwd of gedistribueerd werken wat voor jou is? Probeer het eens uit en houd dan bij waar je tegenaan loopt. Heb je geen idee wat een goede plek is om deze werkvorm uit te proberen? Check dan eens www.nomadlist.com, hier staat per locatie hoe snel het internet is, welke co-working-plekken er zijn, wat de valuta is en wat een biertje kost. Essentiële informatie dus. Uiteraard kun je ook gewoon een dagje in een café om de hoek gaan zitten.

Wil je dat ook? Het ultieme gevoel van vrijheid en kunnen ondernemen van waar jij maar wil? Onze collega’s zitten voor je klaar om jouw bedrijf geweldig bereikbaar te maken. Vraag een offerte aan of sluit je direct aan.